Wszystko o Zgromadzeniu Wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Co to jest Zgromadzenie Wspólników?

Zgromadzenie Wspólników jest jednym z czterech możliwych organów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (obok zarządu spółki, rady nadzorczej i komisji rewizyjnej). Warto pamiętać, że zgodnie z art. 227 §1 k.s.h. uchwały Wspólników są podejmowane właśnie na Zgromadzeniu Wspólników (bez odbycia Zgromadzenia Wspólników mogą być jednak powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne.)

Jakie sprawy wymagają uchwały Wspólników?

Uchwały Wspólników, poza innymi sprawami wskazanymi w umowie spółki (umowa spółki może w tym zakresie rozszerzać kompetencje Zgromadzenia Wspólników), wymagają (art. 228-230 k.s.h.):
a) rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków,
b) postanowienie dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru,
c) zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego,
d) nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej,
e) zwrot dopłat,
f) zawarcie umowy przewidującej zarządzanie spółką zależną lub przekazywanie zysku przez taką spółkę,
g) zawarcie umowa o nabycie dla spółki nieruchomości albo udziału w nieruchomości lub środków trwałych za cenę przewyższającą jedną czwartą kapitału zakładowego, nie niższą jednak od 50.000 złotych (jeżeli umowa zawarta jest przed upływem dwóch lat od dnia zarejestrowania spółki), chyba że umowa ta była przewidziana w umowie spółki;
h) rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego spółki, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Jakie są rodzaje Zgromadzeń Wspólników?

Wyróżniamy dwa rodzaje Zgromadzeń Wspólników: Zwyczajne oraz Nadzwyczajne.

Zasadą jest, że Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym to Zgromadzenie powinno odbyć się w terminie do dnia 30 czerwca następnego roku). Przedmiotem obrad Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników powinno być:
a) rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
b) powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, (jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji Zgromadzenia Wspólników),
c) udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków (dotyczy to wszystkich osób, które pełniły funkcję członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki w ostatnim roku obrotowym),
d) przedmiotem zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników może być również rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego grupy kapitałowej w rozumieniu przepisów o rachunkowości oraz inne sprawy niż wymienione w § 2.

Nie ma przeszkód aby na Zwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników rozpatrywane były inne niż wskazane powyżej sprawy, przy czym w odniesieniu do wyżej wskazanych spraw k.s.h. wyłącza możliwość pisemnego głosowania.

Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników zwołuje się natomiast w przypadkach określonych w kodeksie spółek handlowych lub umowie spółki, a także gdy organy lub osoby uprawnione do zwoływania zgromadzeń uznają to za wskazane. Zgromadzenie to zwołuje się w szczególności gdy:
a) bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego (w takiej sytuacji zarząd jest obowiązany niezwłocznie zwołać Zgromadzenie Wspólników w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki, przy czym zasady te stosuje się odpowiednio, gdy bilans spółki został sporządzony zgodnie z przepisami art. 223-225).

Gdzie odbywa się Zgromadzenie Wspólników?

Zgromadzenia Wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (umowa może np. alternatywnie wskazywać dwa miejsca w którym mogą odbywać się Zgromadzenia Wspólników). Zgromadzenie Wspólników może się odbyć również w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie.

Kto zwołuje Zgromadzenie Wspólników?

Zgromadzenie Wspólników zwołuje zwykle zarząd spółki. Jednakże Rada nadzorcza, jak również komisja rewizyjna (o ile zostały ustanowione w spółce) mają prawo zwołania zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników, jeżeli zarząd nie zwoła go w terminie określonym w przepisach k.s.h. lub w umowie spółki, oraz nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników, jeżeli zwołanie go uznają za wskazane, a zarząd nie zwoła Zgromadzenia Wspólników w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną (umowa spółki może przyznać uprawnienie do zwołania Zgromadzenia Wspólników także innym osobom)

Wskazać należy, że wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej 1/10 kapitału zakładowego (umowa spółki może wskazywać na niższy ułamek) mogą żądać zwołania nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników, jak również umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego Zgromadzenia Wspólników (żądanie takie należy złożyć na piśmie zarządowi najpóźniej na miesiąc przed proponowanym terminem Zgromadzenia Wspólników) W takiej sytuacji jeżeli w terminie dwóch tygodni od dnia przedstawienia żądania zarządowi nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników nie zostanie zwołane, sąd rejestrowy może, po wezwaniu zarządu do złożenia oświadczenia, upoważnić do zwołania nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników występujących z tym żądaniem. Sąd wyznacza przewodniczącego tego Zgromadzenia, a Zgromadzenie to podejmuje uchwałę rozstrzygającą, czy koszty zwołania i odbycia Zgromadzenia ma ponieść spółka.

W jaki sposób zwołuje się Zgromadzenie Wspólników?

Zgromadzenie Wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem Zgromadzenia Wspólników (zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane).

W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce Zgromadzenia Wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.

Czy można podjąć uchwały, które nie były wskazane w zaproszeniu na Zgromadzenie Wspólników?

Tak. Zgodnie z art. 239 k.s.h. w sprawach nieobjętych porządkiem obrad można powziąć uchwały, ale wyłącznie wtedy gdy na danym Zgromadzeniu Wspólników reprezentowany jest cały kapitał zakładowy, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego powzięcia uchwały (wniosek o zwołanie nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników oraz wnioski o charakterze porządkowym mogą być jednak uchwalone, mimo że nie były umieszczone w porządku obrad).

Czy można odbyć Zgromadzenie Wspólników bez jego formalnego zwołania lub podjąć uchwały, które nie były wskazane w zaproszeniu?

Tak. Zgodnie z art. 240 k.s.h. uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania Zgromadzenia Wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia Zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

W jaki sposób liczone są głosy na Zgromadzeniu Wspólników?

Zasadą jest, że na każdy udział o równej wartości nominalnej przypada jeden głos, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Jeżeli w spółce utworzone są udziały i nierównej wartości nominalnej, a umowa spółki nie stanowi inaczej, na każde 10 złotych wartości nominalnej udziału o nierównej wysokości przypada jeden głos.

Czy wspólnik musi osobiście uczestniczyć i głosować na Zgromadzeniu Wspólników?

Nie. Zgodnie z art. 243 k.s.h. jeżeli ustawa lub umowa spółki nie zawierają ograniczeń, wspólnicy mogą uczestniczyć w Zgromadzeniu Wspólników oraz wykonywać prawo głosu przez pełnomocników. Pełnomocnictwo takie powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności i dołączone do księgi protokołów (jeżeli protokół ze Zgromadzenia Wspólników ma formę aktu notarialnego wystarczające jest udzielenie pełnomocnictwa w zwykłej formie pisemnej). Członek zarządu i pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na Zgromadzeniu Wspólników.

Czy wspólnik może głosować w każdej sprawie na Zgromadzeniu Wspólników?

Nie. Zgodnie z art. 244 k.s.h. wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu. W szczególności ograniczenie to dotyczy udzielenia mu absolutorium, zwolnienia go z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką.

Jaką większością zapadają uchwały na Zgromadzeniu Wspólników? Zasadą jest, że chwały zapadają tzw. "bezwzględną" większością głosów, jeżeli przepisy niniejszego działu lub umowa spółki nie stanowią inaczej. Przez większość bezwzględną rozumie się oddanie za uchwałą większej ilości głosów "za" niż łączna ilość głosów "przeciwko" oraz "wstrzymujących się".

Szczególne wymogi co do większości k.s.h. wprowadza w odniesieniu do następujących uchwał:
a) uchwały dotyczące zmiany umowy spółki, rozwiązania spółki lub zbycia przedsiębiorstwa albo jego zorganizowanej - zapadają one większością 2/3 głosów;
b) uchwały dotyczącej istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki - zapada ona większością 3/4 głosów.

Podkreślenia wymaga, iż uchwała dotycząca zmiany umowy spółki, zwiększająca świadczenia Wspólników lub uszczuplająca prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom, wymaga zgody wszystkich Wspólników, których dotyczy.
Jeżeli przepisy k.s.h. lub umowa spółki nie stanowią inaczej, Zgromadzenie Wspólników jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów.

Czy głosowanie na Zgromadzeniu Wspólników jest jawne?

Zasadą jest, że głosowanie jest jawne, jednak k.s.h. wprowadza wyjątki od tej zasady. Tajne głosowanie zarządza się przy wyborach oraz nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, jak również w sprawach osobowych. Poza tym należy zarządzić tajne głosowanie na żądanie choćby jednego ze Wspólników obecnych lub reprezentowanych na Zgromadzeniu Wspólników.

Zgromadzenie Wspólników może powziąć uchwałę o uchyleniu tajności głosowania w sprawach dotyczących wyboru komisji powoływanej przez Zgromadzenie Wspólników.

Czy uchwały powinny być wpisane do księgi protokołów?

Tak. Kwestię tą reguluje art. 248 k.s.h., który wskazuje, że uchwały Zgromadzenia Wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów.

Uchwały pisemne, powzięte zgodnie z art. 227 § 2 k.s.h., zarząd wpisuje do księgi protokołów.
Wspólnicy mogą przeglądać księgę protokołów, a także żądać wydania poświadczonych przez zarząd odpisów uchwał.

Co powinien zawierać protokół Zgromadzenia Wspólników?

W protokole należy stwierdzić prawidłowość zwołania Zgromadzenia Wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników Zgromadzenia Wspólników. Dowody zwołania Zgromadzenia Wspólników zarząd powinien dołączyć do księgi protokołów.

Wzoryprawne.pl

10.12.2008 r.

Zobacz także wzory powiązane z tym artykułem: